Nie każdy dokument z datą późniejszą niż termin składania ofert oznacza, że wykonawca nie może się nim posłużyć. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego znaczenie ma nie tylko data wystawienia dokumentu, ale również to, jakiego stanu lub zdarzenia dokument dotyczy.
To rozróżnienie ma duże znaczenie przy uzupełnianiu dokumentów i składaniu wyjaśnień. Dokument wystawiony już po terminie składania ofert może bowiem potwierdzać okoliczność, która istniała wcześniej. Nie można jednak wykorzystać go do stworzenia dopiero po terminie warunku, którego wykonawca wcześniej nie spełniał.
Data dokumentu nie zawsze oznacza datę spełnienia warunku
Wykonawca może mieć dokument wystawiony po terminie składania ofert, ale potwierdzający stan istniejący już w dniu składania ofert. Przykładem może być zaświadczenie wydane przez właściwy organ, które potwierdza brak określonych zaległości na wcześniejszy dzień.
Sama późniejsza data wystawienia nie przesądza więc o tym, że warunek został spełniony dopiero po terminie. Trzeba sprawdzić, jaki okres obejmuje dokument i co dokładnie z niego wynika.
Inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy dokument potwierdza zdarzenie, które rzeczywiście nastąpiło dopiero po terminie składania ofert. W takim przypadku późniejsze wystawienie nie jest wyłącznie kwestią formalną. Dokument może bowiem wskazywać na zmianę stanu faktycznego już po złożeniu oferty.
Dokument potwierdzający wcześniejszy stan
Najważniejsze pytanie brzmi: czy z dokumentu wynika, że określony stan istniał już w wymaganym momencie?
Jeżeli odpowiedź jest twierdząca, późniejsza data wystawienia dokumentu nie musi przekreślać jego znaczenia. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów urzędowych, które z natury rzeczy mogą być wydawane dopiero po złożeniu wniosku przez wykonawcę.
Przykładowo wykonawca może posiadać określone uprawnienie lub spełniać wymaganie już w dniu składania ofert, natomiast dokument potwierdzający tę okoliczność zostanie wydany kilka dni później. W takim przypadku trzeba oddzielić moment istnienia określonej okoliczności od momentu uzyskania dokumentu, który ją potwierdza.
Kiedy późniejszy dokument nie pomoże?
Problem pojawia się wtedy, gdy dokument wskazuje na stan, który powstał dopiero po terminie składania ofert.
Nie można w ten sposób „uzupełnić” brakującego doświadczenia, personelu, uprawnienia czy innej okoliczności, która musiała istnieć już w określonym momencie postępowania. Jeżeli wykonawca nie spełniał wymaganego warunku w dniu składania ofert, późniejsze uzyskanie odpowiednich kwalifikacji lub zasobu nie powoduje automatycznie, że warunek został spełniony wcześniej.
W takiej sytuacji dokument nie potwierdza wcześniejszego stanu. Potwierdza coś nowego, co wydarzyło się już po złożeniu oferty.
Uzupełnienie dokumentu a stworzenie nowej sytuacji
To właśnie tutaj pojawia się praktyczny problem. Uzupełnienie dokumentu nie powinno prowadzić do faktycznego stworzenia podstawy, której wykonawca nie miał w chwili składania oferty.
Jeżeli wykonawca miał wymagane doświadczenie, ale nie przedstawił prawidłowego dokumentu, późniejsze uzyskanie dokumentu potwierdzającego wcześniejsze doświadczenie może być czymś innym niż zdobycie tego doświadczenia dopiero po terminie.
Dlatego przy ocenie dokumentu trzeba sprawdzić co najmniej trzy elementy:
- kiedy istniała okoliczność, której dotyczy dokument,
- kiedy dokument został wystawiony,
- czy przepisy lub dokumenty zamówienia wymagają spełnienia danego warunku właśnie na dzień składania ofert.
Liczy się treść dokumentu, nie tylko jego data
W praktyce łatwo popełnić błąd polegający na automatycznym uznaniu, że dokument wystawiony po terminie składania ofert jest „spóźniony”. Taka ocena może być zbyt uproszczona.
Znaczenie ma przede wszystkim treść dokumentu i możliwość ustalenia, do jakiego momentu odnosi się potwierdzana przez niego okoliczność. Sama data wystawienia nie odpowiada jeszcze na pytanie, czy wykonawca spełniał wymagania w chwili składania oferty.
Z drugiej strony nie można również przyjmować, że każdy późniejszy dokument będzie dopuszczalny tylko dlatego, że został wystawiony przez urząd lub inną uprawnioną instytucję. Jeżeli jego treść potwierdza stan powstały dopiero po terminie, nie można traktować go jako dowodu spełnienia wcześniejszego wymagania.
Co zrobić przed złożeniem dokumentu?
Przed uzupełnieniem dokumentacji warto przeanalizować ją nie tylko pod kątem formalnym. Trzeba ustalić, jaki stan faktyczny dokument rzeczywiście potwierdza.
Jeżeli dokument został wystawiony po terminie składania ofert, dobrze jest sprawdzić, czy z jego treści jednoznacznie wynika wcześniejsza data lub okres, którego dotyczy. Jeżeli nie wynika to bezpośrednio z dokumentu, znaczenie mogą mieć również inne dokumenty i wyjaśnienia pozwalające ustalić stan istniejący w wymaganym momencie.
Największym ryzykiem jest sytuacja, w której wykonawca próbuje wykorzystać późniejszy dokument do wykazania, że spełniał warunek, choć w rzeczywistości odpowiednia okoliczność powstała dopiero po terminie składania ofert. Wtedy problem nie dotyczy już samej daty dokumentu, ale momentu faktycznego spełnienia wymagania.
Dokument wystawiony później nie zawsze oznacza problem
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego trzeba więc rozdzielić dwie kwestie: kiedy powstał dokument oraz jaki stan potwierdza. Późniejsza data wystawienia sama w sobie nie musi oznaczać, że wykonawca nie spełniał wymogu w terminie.
Decydujące jest to, czy dokument pozwala wykazać stan istniejący w wymaganym momencie. Jeżeli natomiast potwierdza dopiero późniejsze uzyskanie uprawnienia, doświadczenia, zasobu lub innej wymaganej okoliczności, nie powinien być traktowany jako sposób na „cofnięcie” spełnienia warunku do dnia składania ofert.
Przy ocenie takiego dokumentu warto więc zacząć nie od pytania „kiedy został wystawiony?”, ale od pytania „co dokładnie i za jaki okres potwierdza?”. Dopiero odpowiedź na nie pozwala prawidłowo ocenić, czy dokument może skutecznie uzupełnić ofertę.
